Fatturazione elettronica: guida pratica per PMI e forfettari
La fattura elettronica è un file in formato XML che non mandi direttamente al cliente: lo trasmetti al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Solo la fattura passata dallo SDI ha valore fiscale: il PDF che invii per email è una semplice copia di cortesia.
Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo riguarda anche tutti i contribuenti in regime forfettario, qualunque sia l'importo dei loro ricavi o compensi. In questa guida vedi come funziona lo SDI, cosa inserire come codice destinatario, entro quando emettere la fattura, cosa fare in caso di scarto e le regole specifiche dei forfettari: dicitura, natura N2.2 e imposta di bollo.
Chi è obbligato a emettere fattura elettronica
Verso la Pubblica Amministrazione la fattura elettronica è obbligatoria già dal 2014-2015, a seconda dell'ente. Tra privati, cioè verso aziende, professionisti e consumatori, è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia.
I contribuenti in regime forfettario e in regime di vantaggio (i cosiddetti “minimi”) all'inizio erano esclusi. L'obbligo è arrivato in due tempi:
- dal 1° luglio 2022 per chi, nell'anno precedente, aveva conseguito ricavi o compensi superiori a 25.000 euro;
- dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri.
Esistono regole particolari per alcuni casi specifici, per esempio per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche: se lavori in un settore del genere, verifica con il tuo commercialista la disciplina in vigore.
Come funziona lo SDI, passo per passo
- Prepari la fattura con un software che genera il file XML nel formato previsto (FatturaPA). L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione anche strumenti gratuiti, accessibili dal portale Fatture e Corrispettivi.
- Trasmetti il file allo SDI, direttamente o tramite un intermediario, per esempio il fornitore del tuo gestionale.
- Lo SDI esegue i controlli: correttezza formale del file, presenza dei dati obbligatori, validità della partita IVA o del codice fiscale del cliente, assenza di duplicati.
- Lo SDI recapita la fattura sul canale indicato dal cliente e ti restituisce una ricevuta. Se i controlli non sono superati, ricevi invece una notifica di scarto.
Le risposte dello SDI sono di tre tipi, e ognuna richiede un comportamento diverso:
| Ricevuta | Cosa significa | Cosa fai |
|---|---|---|
| Ricevuta di consegna | La fattura è emessa ed è stata recapitata al cliente | Niente: è tutto a posto |
| Ricevuta di impossibilità di recapito | La fattura è emessa, ma lo SDI non è riuscito a consegnarla, per esempio perché la casella PEC è piena o il cliente non ha indicato un canale di ricezione. Il cliente la trova nella sua area riservata del sito dell'Agenzia | Avvisa il cliente che l'originale è disponibile nella sua area riservata |
| Notifica di scarto | La fattura non ha superato i controlli e si considera non emessa | Correggi e ritrasmetti entro 5 giorni |
Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione il flusso prevede anche l'esito del committente, che può accettare o rifiutare la fattura.
Codice destinatario e PEC: dove arriva la fattura
Il codice destinatario dice allo SDI dove consegnare la fattura. Ecco cosa inserire nei casi più comuni:
| Cliente | Cosa inserisci |
|---|---|
| Azienda o professionista con codice destinatario | Il codice di 7 caratteri che ti ha comunicato il cliente |
| Azienda o professionista con la sola PEC | Codice “0000000” e l'indirizzo PEC del cliente |
| Privato consumatore | Codice “0000000” e il codice fiscale del cliente |
| Pubblica Amministrazione | Il codice univoco ufficio di 6 caratteri, che trovi nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) |
| Cliente estero | Codice “XXXXXXX” |
Due cose da sapere. Se il cliente ha registrato il proprio indirizzo telematico sul portale dell'Agenzia delle Entrate, lo SDI consegna lì, qualunque codice tu abbia indicato. E al privato consumatore devi consegnare anche una copia della fattura, in PDF o su carta, salvo che vi rinunci: l'originale lo trova nella sua area riservata del sito dell'Agenzia.
Entro quando emettere la fattura elettronica
La fattura elettronica si considera emessa quando viene trasmessa allo SDI. I termini sono quelli dell'articolo 21 del DPR 633/1972, il decreto IVA.
Fattura immediata: entro 12 giorni dall'operazione
Va trasmessa entro 12 giorni dal momento in cui l'operazione si considera effettuata: per le vendite di beni, di regola, la consegna o la spedizione; per le prestazioni di servizi, il pagamento del corrispettivo. Nel campo data della fattura indichi la data dell'operazione, anche se la trasmetti qualche giorno dopo.
Esempio: il cliente ti paga una consulenza il 3 marzo. Puoi trasmettere la fattura fino al 15 marzo, con data 3 marzo.
Fattura differita: entro il 15 del mese successivo
Se le consegne sono accompagnate da un documento di trasporto (DDT) o da altro documento idoneo, oppure se le prestazioni di servizi sono individuabili con idonea documentazione, puoi emettere un'unica fattura riepilogativa per tutte le operazioni del mese verso lo stesso cliente, entro il giorno 15 del mese successivo. Nel file XML il tipo di documento da usare è TD24.
Esempio: consegni merce allo stesso cliente il 4, l'11 e il 22 ottobre, ogni volta con un DDT. Puoi emettere una sola fattura differita che richiama i tre DDT, da trasmettere entro il 15 novembre.
Fattura scartata dallo SDI: cosa fare
Se ricevi una notifica di scarto, la fattura si considera non emessa: non serve una nota di credito. Correggi l'errore e ritrasmetti la fattura entro 5 giorni dalla notifica di scarto, di norma con lo stesso numero e la stessa data della fattura originaria.
Le cause di scarto più frequenti sono:
- partita IVA o codice fiscale del cliente errati o inesistenti;
- fattura duplicata: stesso numero, stesso anno e stesso tipo di documento già inviati in precedenza;
- righe senza IVA prive del codice natura;
- dati obbligatori mancanti o scritti in un formato non valido.
Attenzione alla differenza: se la fattura è stata consegnata e solo dopo ti accorgi di un errore, non puoi annullarla né ritrasmetterla. Devi emettere una nota di credito (tipo documento TD04) e, se serve, una nuova fattura corretta.
Fatturazione elettronica per forfettari: le regole specifiche
Il forfettario emette la fattura elettronica come tutti, ma con alcune differenze importanti rispetto a chi applica l'IVA. Il regime è disciplinato dall'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014.
Niente IVA, ma serve la dicitura
Nel regime forfettario non si addebita l'IVA sulle vendite e sulle prestazioni. In fattura va quindi indicato che l'operazione è effettuata in regime forfettario, con il riferimento alla norma. Una formula molto usata è:
Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 – Regime forfettario.
Natura N2.2 e regime fiscale RF19
Nel file XML le righe della fattura hanno aliquota IVA zero e codice natura N2.2 (“non soggette – altri casi”); nei dati di chi emette la fattura il regime fiscale è RF19, cioè il regime forfettario. Un buon software li imposta da solo una volta configurato il tuo regime, così non devi ricordarteli a ogni fattura.
Niente ritenuta d'acconto
I compensi dei forfettari non sono soggetti a ritenuta d'acconto (articolo 1, comma 67, della stessa legge). Se fatturi a un'azienda o a un professionista che dovrebbe applicarla, aggiungi una dicitura come: “Operazione senza applicazione della ritenuta alla fonte a titolo d'acconto ai sensi dell'art. 1, comma 67, della Legge n. 190/2014”.
Imposta di bollo da 2 euro
Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro è dovuta l'imposta di bollo di 2 euro, come previsto dalla disciplina sul bollo (DPR 642/1972). Per un forfettario significa quasi tutte le fatture: una fattura da 500 euro sconta il bollo, una da 70 euro no. La stessa regola vale per le PMI in regime ordinario quando la fattura riporta importi esenti o non soggetti a IVA oltre la soglia: per sapere quali operazioni ne sono escluse, chiedi al commercialista.
Sulla fattura elettronica il bollo si assolve in modo virtuale: nel file XML si indica che il bollo è applicato e il versamento si fa con il modello F24, a cadenza trimestrale. L'Agenzia delle Entrate calcola l'importo dovuto sulla base delle fatture trasmesse allo SDI e lo mette a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi. Puoi riaddebitare i 2 euro al cliente in fattura, ma il versamento spetta comunque a te che emetti la fattura.
Conservazione: il PDF in una cartella non basta
Le fatture elettroniche vanno conservate in formato digitale, con un sistema di conservazione dei documenti informatici. Salvare l'XML o il PDF in una cartella del computer non è conservazione: è solo una copia. La strada più semplice è aderire al servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, dal portale Fatture e Corrispettivi, oppure usare un servizio di conservazione dedicato. Chiedi al tuo commercialista quale soluzione adotta per i suoi clienti e verifica che sia davvero attiva: è uno di quegli adempimenti che si scopre di aver trascurato proprio quando serve un documento.
Gli errori più comuni, e come evitarli
- Codice destinatario sbagliato: chiedi i dati di fatturazione al primo ordine e salvali nell'anagrafica del cliente.
- Numerazione con salti o doppioni: lascia che sia il software a gestire la numerazione progressiva.
- Bollo dimenticato sulle fatture senza IVA sopra i 77,47 euro.
- Dicitura o natura IVA mancanti nelle fatture del forfettario.
- Fattura trasmessa fuori termine, magari perché ci si ricorda di farla solo a fine mese.
- PDF al posto dell'XML: una fattura mandata solo per email non è una fattura elettronica valida.
Come ti aiuta un gestionale
Un buon software non ti esonera dal conoscere le regole, ma rende difficile sbagliare. In Nuvagest le fatture elettroniche partono verso lo SDI tramite un intermediario accreditato; numerazioni, IVA, reverse charge, ritenute e bollo sono gestiti direttamente in fattura, e lo scadenziario ti mostra cosa devi ancora incassare. Per gli insoluti registri i solleciti in blocco, con il livello giusto per ogni ritardo, e a Chiara puoi chiedere di trasformare un preventivo in fattura e inviarla allo SDI. Se arrivi da un altro programma, puoi importare lo storico delle fatture elettroniche dai file XML, anche firmati (.xml.p7m) o raccolti in un archivio ZIP. Ogni piano include un pacchetto mensile di fatture elettroniche e, se te ne servono di più, le paghi a consumo. Trovi i dettagli nella pagina sul software di fatturazione elettronica e in quella dei prezzi.
Prima di tutto, parla con il tuo commercialista
Questa guida riassume le regole generali in vigore al momento della pubblicazione. La normativa fiscale cambia spesso e ogni attività ha i suoi casi particolari, come clienti esteri, reverse charge, split payment od operazioni esenti: prima di impostare la tua fatturazione, verifica i dettagli con il tuo commercialista. Le fonti ufficiali restano la sezione dedicata alla fattura elettronica sul sito dell'Agenzia delle Entrate e i testi normativi pubblicati su Normattiva.
Domande frequenti
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale per tutti i contribuenti in regime forfettario, qualunque sia l'importo di ricavi o compensi. Dal 1° luglio 2022 valeva già per chi, nell'anno precedente, aveva superato i 25.000 euro.
Inserisci “0000000” come codice destinatario e il codice fiscale del cliente. Il privato trova l'originale nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate; tu gli consegni anche una copia in PDF o su carta, salvo che vi rinunci.
Quando la fattura riporta importi senza IVA per più di 77,47 euro, come quasi tutte le fatture dei forfettari. Si assolve in modo virtuale e si versa con F24 a cadenza trimestrale, sulla base del calcolo che l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione.
La fattura si considera non emessa, quindi non serve una nota di credito. Correggi l'errore e ritrasmettila entro 5 giorni dalla notifica di scarto, di norma con lo stesso numero e la stessa data.