Nota di credito: quando si emette e come farla (TD04)

La nota di credito è il documento con cui riduci, in tutto o in parte, l'importo di una fattura già emessa: per un reso, uno sconto concordato, un errore di prezzo o un contratto annullato. Nella fattura elettronica è un documento di tipo TD04, che passa dallo SDI come una fattura e richiama la fattura originaria.

La disciplina è nell'articolo 26 del DPR 633/1972, che dice quando puoi recuperare l'IVA già addebitata e con quali limiti di tempo. In questa guida vedi i casi più comuni, cosa scrivere, cosa fa il cliente quando la riceve e la differenza con la fattura scartata.

Quando si emette una nota di credito

Una fattura elettronica consegnata non si può annullare né modificare: per correggerla al ribasso serve una nota di credito. I casi tipici sono questi:

• Reso di merce: il cliente restituisce in tutto o in parte i beni fatturati.
• Sconto o abbuono previsto dal contratto, per esempio un premio di fine anno legato ai volumi.
• Errore in fattura: prezzo, quantità o aliquota sbagliati, oppure fattura emessa due volte.
• Annullamento del contratto: nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione, dopo che la fattura è già stata emessa.
• Fattura intestata al cliente sbagliato: nota di credito totale e nuova fattura al cliente corretto.
• Mancato pagamento del cliente in una procedura concorsuale o dopo un'esecuzione forzata rimasta senza esito, nei casi e nei tempi previsti dall'articolo 26.

I limiti di tempo: l'anno dell'articolo 26

Qui c'è la regola che più spesso si dimentica. Se la riduzione dipende da un accordo sopravvenuto tra le parti, per esempio uno sconto concesso dopo, o serve a correggere un errore di fatturazione, la nota di credito con IVA si può emettere solo entro un anno dall'operazione (articolo 26, comma 3).

Oltre l'anno, in questi casi, puoi ancora restituire l'importo al cliente, ma non recuperare l'IVA: si emette una nota di credito per il solo imponibile, senza IVA. Per i casi previsti dalla legge, come nullità, annullamento, risoluzione o mancato pagamento nelle procedure, il limite dell'anno non si applica. Prima di emettere una nota di credito su una fattura vecchia, chiedi al commercialista come trattarla.

Come compilare la nota di credito elettronica

1. Tipo documento TD04. È il codice che dice allo SDI che si tratta di una nota di credito.
2. Importi positivi. Gli importi si indicano in positivo: è il tipo TD04 a dire che vanno in diminuzione.
3. Riferimento alla fattura originaria. Indica numero e data della fattura che stai rettificando. Il tracciato prevede un blocco apposito (DatiFattureCollegate); in alternativa, gli estremi si scrivono nella descrizione o nella causale.
4. Stesse aliquote e nature IVA della fattura originaria, per le righe che stai stornando.
5. Motivo. Una descrizione chiara: “Reso merce DDT n. 45 del 12/03”, “Sconto di fine anno come da contratto”, “Storno totale fattura n. 120 per errata intestazione”.

Per la numerazione puoi usare la stessa serie delle fatture o una serie separata, purché sia progressiva: decidilo con il commercialista e mantieni la scelta nel tempo.

Nota di credito totale o parziale

Situazione	Nota di credito	Poi
Fattura intestata al cliente sbagliato	Totale	Nuova fattura al cliente corretto
Fattura emessa due volte	Totale sul duplicato	Niente
Reso di 2 articoli su 10	Parziale, per i 2 articoli	Niente
Prezzo unitario più alto del dovuto	Parziale, per la differenza	Niente
Aliquota IVA sbagliata	Totale, o parziale secondo il caso	Nuova fattura corretta, se hai stornato tutto

Cosa fa il cliente quando riceve la nota di credito

Il cliente non può rifiutarla: la riceve dallo SDI come una fattura. Se aveva già detratto l'IVA della fattura originaria, deve registrare la variazione e restituire l'imposta corrispondente nella liquidazione (articolo 26, comma 5). Per questo è importante che la nota di credito sia chiara e richiami la fattura originaria: chi la riceve deve poterla abbinare senza telefonarti.

Fattura scartata: la nota di credito non serve

Se lo SDI scarta la fattura, questa si considera non emessa: non serve una nota di credito. La correggi e la ritrasmetti entro 5 giorni dalla notifica di scarto, di norma con lo stesso numero e la stessa data. La nota di credito serve solo per le fatture consegnate, o comunque emesse, come quelle con ricevuta di impossibilità di recapito. Trovi le regole sugli scarti nella guida sulla fatturazione elettronica.

E la nota di debito?

È il contrario: aumenta l'importo di una fattura già emessa, per esempio per un costo dimenticato o un prezzo sottostimato. Nella fattura elettronica è il tipo TD05. A differenza della nota di credito, la variazione in aumento è obbligatoria: se l'imponibile o l'imposta aumentano, devi emetterla (articolo 26, comma 1).

Gli errori più comuni

• Emettere una nota di credito per una fattura scartata, che invece va solo corretta e ritrasmessa.
• Usare importi negativi su una fattura TD01 invece di emettere una TD04.
• Non indicare la fattura originaria: il cliente non sa cosa stai stornando.
• Superare l'anno per uno sconto concordato dopo, continuando a stornare l'IVA.
• Non aggiornare lo scadenziario: la fattura risulta ancora da incassare per l'intero importo e parte un sollecito sbagliato.

Come si fa con Nuvagest

In Nuvagest la nota di credito si crea come una fattura, scegliendo il tipo documento TD04, o TD05 per la nota di debito. Parte verso lo SDI con lo stesso flusso delle fatture, e ricevute e notifiche restano registrate nella scheda del documento. Nella descrizione indichi numero e data della fattura che stai rettificando. Trovi i dettagli nella pagina sul software di fatturazione elettronica.

Prima di tutto, parla con il tuo commercialista

Questa guida riassume le regole generali in vigore al momento della pubblicazione. Le note di credito su fatture vecchie, le procedure concorsuali e le operazioni con la Pubblica Amministrazione hanno regole specifiche: verificale con il tuo commercialista. La fonte resta l'articolo 26 del DPR 633/1972.