Gestionale HoReCa per chi rifornisce bar, ristoranti e hotel
Gli agenti registrano gli ordini dei locali, il magazzino consegna con il DDT e a fine mese ogni cliente riceve una sola fattura differita. Le provvigioni si calcolano a ogni fattura e diventano liquidabili solo quando il locale ha pagato.
Tre problemi che ogni distributore HoReCa conosce bene
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Ordini presi al bancone, su carta e WhatsApp
L'agente passa dal bar a metà mattina, il titolare detta l'ordine tra un caffè e l'altro e il foglietto arriva in ufficio la sera. Basta una cassa sbagliata e la consegna di domani è da rifare.
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Tante consegne, una fattura per locale
Un ristorante riceve merce due o tre volte a settimana. A fine mese tutti i suoi DDT vanno raccolti in una fattura differita, senza dimenticarne uno e senza fatturarne uno due volte.
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Provvigioni pagate su incassi che non arrivano
Nel canale HoReCa si paga a 30 o 60 giorni e qualche locale chiude prima di saldare. Se le provvigioni si calcolano a mano sul fatturato, l'agente incassa anche quando l'azienda no.
Vendere al canale HoReCa: DDT, fattura differita e termini di pagamento
Chi rifornisce hotel, ristoranti, bar e catering lavora con molti clienti piccoli, ordini frequenti e consegne ravvicinate. Il modo più ordinato per gestirle è accompagnare ogni consegna con il documento di trasporto ed emettere una fattura differita che riepiloga i DDT del mese di ciascun locale: va emessa entro il giorno 15 del mese successivo (art. 21, comma 4, del DPR 633/1972) e nella fattura elettronica ha il tipo documento TD24.
Per le cessioni di prodotti agricoli e alimentari tra imprese, comprese le forniture a bar e ristoranti, il D.Lgs. 198/2021 sulle pratiche commerciali sleali fissa termini di pagamento massimi: in generale 30 giorni per i prodotti deperibili e 60 giorni per quelli non deperibili. Per rispettarli, e per accorgerti subito di chi è in ritardo, ogni fattura deve avere la sua scadenza e finire in uno scadenziario.
In Nuvagest l'ordine confermato diventa DDT con causale, vettore, colli, peso e indirizzo di consegna del locale, che può essere diverso dalla sede legale della società che lo gestisce. A fine mese selezioni i DDT di un cliente e generi la fattura riepilogativa TD24 con modalità di pagamento e scadenza. Per approfondire leggi la guida alla distribuzione HoReCa.
Le informazioni hanno carattere generale: termini di pagamento, forma del contratto ed eccezioni vanno verificati con il tuo commercialista o legale.
Come lavora un distributore HoReCa con Nuvagest
Dalla visita dell'agente al pagamento della provvigione, in un unico archivio.
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Prepari catalogo, depositi e agenti
Articoli con codice, codice a barre, unità di misura e varianti per formato, giacenze per deposito con scorta minima. Ogni agente ha le sue zone per CAP, provincia o regione e i suoi clienti.
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L'agente registra l'ordine
Dal telefono, nel browser e senza installare nulla, l'agente inserisce l'ordine del locale con articoli, quantità e prezzi concordati. In ufficio lo controlli e lo confermi.
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Consegni con il DDT
Dall'ordine confermato generi il DDT con le quantità da consegnare, completi vettore, colli, peso e indirizzo del locale e lo stampi in PDF per l'autista.
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Fatturi a fine mese
Selezioni i DDT del mese di un cliente e generi la fattura riepilogativa TD24, con i riferimenti delle consegne nelle righe. La controlli e la invii allo SDI.
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Incassi e liquidi le provvigioni
Lo scadenziario ti mostra chi deve ancora pagare. Quando la fattura risulta incassata la provvigione diventa liquidabile ed entra nell'estratto conto dell'agente.
Le funzioni di un gestionale per la distribuzione HoReCa
Per grossisti food & beverage, torrefazioni, cantine, birrifici e produttori che vendono ai locali con una rete di agenti.
Ordini e DDT collegati
L'ordine passa da bozza a confermato, consegnato e fatturato. Il DDT nasce dall'ordine e resta collegato, così vedi sempre cosa è partito e cosa no.
Fattura differita di fine mese
Una fattura elettronica TD24 per locale che raccoglie le consegne del mese. Prima dell'invio aggiungi sconti di riga o globali, modalità di pagamento e scadenza.
Agenti, capi area e zone
Anagrafica agenti, zone di competenza per CAP, provincia o regione e struttura con capi area che maturano una quota sulle vendite del loro team.
Provvigioni sull'incassato
Calcolo riga per riga a ogni fattura, scaglioni sul fatturato annuo e regole con date di validità per le campagne stagionali. La provvigione diventa liquidabile quando il locale paga.
Estratti conto degli agenti
Estratti conto numerati per periodo, con conguaglio e stati bozza, confermato e pagato. Ogni riga riporta base, aliquota e fattura di origine.
Scadenziario degli incassi
Le fatture da incassare e quelle scadute, cliente per cliente, con i pagamenti parziali e il residuo sempre aggiornato.
Depositi e scorte
Giacenze separate per ogni deposito, carichi, scarichi e trasferimenti, e gli articoli sotto scorta in evidenza prima dell'apertura della stagione.
Catalogo con formati
Varianti per formato o confezione, come bottiglia da 75 cl, cassa da 12 o fusto, ognuna con codice a barre e giacenze proprie.
Visite e promemoria
Agenda condivisa per le visite ai locali, task con scadenza per i richiami e la storia di ogni cliente nel CRM, a disposizione di agenti e ufficio.
Chiedi a Chiara, anche tra una visita e l'altra
Chiara è l'assistente AI di Nuvagest: risponde sulle giacenze, prepara preventivi e fatture e organizza visite e promemoria, sempre con la tua conferma. Ordini, DDT e provvigioni si gestiscono dalle loro schermate.
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Fatto. Trovi tutto nel gestionale.
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Leggi la guidaNo. Nuvagest è pensato per chi rifornisce il canale HoReCa: distributori, grossisti, torrefazioni, cantine e produttori che vendono a bar, ristoranti e hotel. Non gestisce tavoli, comande, menu né scontrini e registratori telematici: per quelli il locale usa il suo software di cassa.
Sì. Dall'elenco dei DDT scegli il cliente, selezioni le consegne del mese e generi la fattura riepilogativa, che esce come fattura differita TD24 con i riferimenti dei DDT nelle righe. La controlli e la invii allo SDI entro il 15 del mese successivo.
Sul DDT indichi l'indirizzo di consegna del locale, separato dai dati della società cliente. Così la fattura arriva alla società di gestione, magari con sede dal commercialista, e la merce arriva al bar o al ristorante giusto.
Dipende dal contratto di agenzia, ma Nuvagest è pensato per la maturazione all'incasso: la provvigione nasce maturata a ogni fattura e diventa liquidabile quando la fattura risulta pagata. Se la fattura viene annullata o segnata come non incassata, la provvigione non ancora liquidata viene stornata. Contributi Enasarco e FIRR restano fuori dal calcolo.
Oggi i prezzi dei listini assegnati al cliente non si applicano da soli negli ordini: si parte dal prezzo di vendita dell'articolo e lo modifichi riga per riga. Mancano una schermata per lotti e scadenze, la gestione dedicata di vuoti e cauzioni e le accise con i relativi documenti, come l'e-DAS. Se uno di questi punti è essenziale per te, scrivici prima di iniziare: ti diciamo con franchezza se Nuvagest fa al caso tuo.
Ordini, DDT, magazzino, agenti e provvigioni sono nel piano Impresa, insieme a fatture elettroniche, scadenziario e Chiara. Lo provi gratis per 30 giorni e cambi piano quando vuoi.
Il prossimo fine mese, una fattura per ogni locale
Carica articoli, depositi e agenti durante i 30 giorni di prova e genera la prima fattura riepilogativa dai DDT del mese. Nessun vincolo: se non fa per te, disdici in autonomia.