DDT, il documento di trasporto: cos'è, cosa deve contenere e quando serve (con modello)

Il DDT, o documento di trasporto, è il documento che accompagna la merce quando esce dal tuo magazzino: dice chi la manda, chi la riceve, cosa viaggia, in che quantità e perché. I suoi contenuti minimi sono fissati dal DPR 472/1996: numero progressivo, data, dati di chi cede e di chi riceve, dell'eventuale incaricato del trasporto, e la descrizione di natura, qualità e quantità dei beni.

Il DDT non è una fattura e non ha effetti sull'IVA, ma è il documento che ti permette di emettere la fattura differita e di dimostrare, in caso di controllo, perché quei beni si trovano da un'altra parte. In questa guida vedi quando serve, cosa scriverci campo per campo e trovi un modello di DDT gratuito in PDF da stampare.

A cosa serve il DDT

Fino al 1996 la merce viaggiava con la “bolla di accompagnamento”, un documento obbligatorio e vidimato. Il DDT l'ha sostituita con un documento più semplice, che non va vidimato e che oggi ha due funzioni principali:

• Permettere la fatturazione differita. Se ogni consegna è accompagnata da un DDT, puoi emettere un'unica fattura riepilogativa per tutte le consegne del mese allo stesso cliente, entro il 15 del mese successivo. Senza DDT, o un altro documento idoneo, la fattura va emessa per ogni consegna.
• Dimostrare perché i beni si spostano. La legge presume che i beni che non si trovano più nei tuoi locali siano stati venduti (DPR 441/1997). Se mandi merce a un terzista per una lavorazione, a un cliente in conto visione o in riparazione, il DDT con la causale giusta è la prova che non si tratta di una vendita.

Al di fuori di questi casi il DDT non è obbligatorio per legge: se fai una fattura immediata al momento della consegna, la merce può viaggiare senza. Nella pratica, però, quasi tutte le aziende lo usano comunque, perché è anche la prova di consegna firmata dal cliente.

Cosa deve contenere un DDT: i dati obbligatori

L'articolo 1, comma 3, del DPR 472/1996 chiede pochi dati, ma tutti indispensabili:

Dato	Cosa scrivere
Numero progressivo	Una numerazione continua, di solito annuale. Puoi tenere serie separate, per esempio per magazzino, purché ognuna sia progressiva
Data	La data di emissione del documento, che coincide di norma con la data della consegna o della spedizione
Cedente (mittente)	Ragione sociale, indirizzo e partita IVA di chi manda i beni
Cessionario (destinatario)	Ragione sociale, indirizzo e partita IVA o codice fiscale di chi li riceve. Se la merce va in un luogo diverso dalla sede, aggiungi il luogo di destinazione
Incaricato del trasporto	Se il trasporto lo fa un corriere o un vettore, i suoi dati
Natura, qualità e quantità dei beni	Una descrizione che identifichi la merce, con codice articolo, unità di misura e quantità

Non serve il prezzo: il DDT descrive cosa viaggia, non quanto costa. Se vuoi, puoi indicarlo, ma molte aziende preferiscono non farlo, perché il documento passa per molte mani.

I dati facoltativi che conviene sempre mettere

Altri campi non sono richiesti dalla norma, ma ti evitano discussioni e telefonate:

• Causale del trasporto: diventa essenziale quando la merce non viaggia per una vendita. Trovi le causali più comuni nel paragrafo successivo.
• Trasporto a cura di: mittente, destinatario o vettore. Serve per capire chi risponde della merce durante il viaggio.
• Porto: “franco” se il trasporto lo paga il mittente, “assegnato” se lo paga il destinatario.
• Numero di colli, peso e aspetto esteriore (scatole, pallet, sfuso): permettono a chi riceve di controllare subito che sia arrivato tutto.
• Data e ora di inizio del trasporto, quando la consegna avviene in un momento diverso dall'emissione.
• Riferimento all'ordine del cliente: semplifica i controlli e la fatturazione.
• Firme del conducente, del vettore e del destinatario. La firma del cliente al ricevimento è la tua prova di consegna.

Le causali del trasporto più usate

Causale	Quando si usa
Vendita	La merce è stata venduta e verrà fatturata, subito o con fattura differita
Conto visione	Il cliente riceve la merce per provarla e decidere se acquistarla
Conto lavorazione	Mandi materiali a un terzista che li lavora e te li restituisce
Reso	Il cliente restituisce merce al fornitore, o tu restituisci merce a un tuo fornitore
Riparazione	Un bene viaggia verso chi lo deve riparare, o torna indietro riparato
Comodato o deposito	Il bene resta tuo ma è affidato a un altro soggetto, per esempio un'attrezzatura in comodato
Omaggio	Beni ceduti gratuitamente: attenzione al trattamento IVA, da verificare con il commercialista

Quando emettere il DDT e quante copie

Il DDT va emesso al più tardi al momento in cui la merce parte o viene consegnata, perché deve viaggiare con lei. Di solito se ne preparano più copie: una resta al mittente, una va al destinatario e, se c'è un corriere, una al vettore. Può essere anche elettronico: non c'è un formato obbligatorio, conta che contenga i dati previsti e che venga conservato come gli altri documenti contabili.

In alternativa al DDT, quando consegni e fatturi nello stesso momento, puoi usare la fattura accompagnatoria: con la fatturazione elettronica la fattura va comunque trasmessa allo SDI, e la merce viaggia con una copia cartacea o in PDF.

DDT e fattura differita

Il vero vantaggio del DDT è la fatturazione differita. Se consegni allo stesso cliente più volte al mese, invece di emettere una fattura per ogni consegna ne emetti una sola, entro il 15 del mese successivo, che richiama tutti i DDT del mese. Nella fattura elettronica il tipo di documento è TD24 e per ogni DDT si indicano numero e data.

Esempio: consegni il 3, il 12 e il 27 ottobre, ogni volta con un DDT. Il 31 ottobre, o al più tardi entro il 15 novembre, emetti una fattura differita con le tre consegne. L'IVA va comunque nella liquidazione di ottobre, il mese delle consegne. Trovi tutte le regole nella guida sulla fattura differita.

Gli errori più comuni sul DDT

• Numerazione saltata o doppia: due DDT con lo stesso numero rendono inaffidabile tutto il collegamento con le fatture.
• Descrizione generica: “materiale vario” non identifica niente. Scrivi codice, descrizione e quantità di ogni articolo.
• Causale mancante sulle uscite che non sono vendite: è proprio il caso in cui il DDT ti serve come prova.
• DDT non firmato dal cliente: se poi contesta la consegna, non hai niente in mano.
• Consegne non fatturate: un DDT emesso e mai fatturato è un ricavo perso. A fine mese controlla che ogni DDT di vendita sia finito in una fattura.

Come si fa con Nuvagest

In Nuvagest il DDT nasce dall'ordine del cliente, anche per consegne parziali, oppure lo crei da zero. Indichi causale, chi cura il trasporto, vettore, numero di colli, peso, data e indirizzo di consegna, e lo stampi in PDF. Se usi il magazzino, quando emetti il DDT le giacenze si scaricano da sole.

A fine mese selezioni i DDT di un cliente e Nuvagest prepara la fattura differita di tipo TD24: ogni riga riporta numero e data del DDT da cui arriva, e i DDT già fatturati non possono finire in una seconda fattura. Prima di confermare vedi l'anteprima di cosa verrà fatturato.

Prima di tutto, parla con il tuo commercialista

Questa guida riassume le regole generali in vigore al momento della pubblicazione. Per i casi particolari, come le cessioni gratuite, le merci in deposito presso terzi o le spedizioni all'estero, dove servono documenti doganali o intracomunitari specifici, verifica con il tuo commercialista. Le fonti restano il DPR 472/1996 e il DPR 441/1997, pubblicati su Normattiva.