Come fare un preventivo che il cliente accetta (con modello gratuito)

Un buon preventivo fa due cose: dice al cliente con precisione cosa riceverà e a quale prezzo, e lo aiuta a decidere. Deve contenere almeno i tuoi dati e quelli del cliente, un numero e una data, l'oggetto della fornitura, il dettaglio di voci, quantità e prezzi, il totale con l'IVA, la validità dell'offerta, le condizioni di pagamento e di consegna e lo spazio per l'accettazione.

Quando il cliente lo firma per accettazione, il preventivo diventa a tutti gli effetti un contratto. In questa guida vedi come scriverlo voce per voce, come calcolare un prezzo che non ti faccia perdere margine, gli errori più comuni e trovi un modello di preventivo gratuito in PDF.

Cosa scrivere in un preventivo, voce per voce

1. Intestazione, numero e data

Ragione sociale, partita IVA, indirizzo e contatti della tua azienda, poi un numero progressivo e la data. Il numero ti serve per ritrovarlo, per collegarlo all'ordine e alla fattura e per capire, a fine anno, quanti preventivi hai fatto e quanti sono stati accettati.

2. Dati del cliente

Nome o ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo e un referente. Raccogli subito i dati di fatturazione completi: se il preventivo viene accettato, la fattura parte senza dover richiedere niente.

3. Oggetto

Una frase che dica cosa offri e a quale scopo: “Fornitura e installazione di due climatizzatori dual split per l'ufficio di via Roma 10”. Il cliente deve riconoscere la sua richiesta in quella riga.

4. Dettaglio delle voci

Per ogni voce: descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario, eventuale sconto e importo. Separa materiali, manodopera, trasporto e servizi accessori: un prezzo “a corpo” è più difficile da confrontare e da difendere, e alla prima variante non sai cosa togliere o aggiungere.

5. Totali e IVA

Imponibile, aliquota IVA, imposta e totale. Se il cliente è un privato, conviene evidenziare il totale IVA inclusa, perché è quello che pagherà. Se applichi un regime senza IVA, come il forfettario, scrivilo.

6. Validità

La data entro cui il cliente può accettare. Trenta giorni è un valore comune; per materiali con prezzi molto variabili, come metalli, componenti elettronici o energia, meglio una validità più breve o una clausola di adeguamento.

7. Condizioni

Tempi di consegna o di esecuzione, modalità e termini di pagamento, eventuale acconto, garanzia e, soprattutto, cosa non è compreso. Le contestazioni nascono quasi sempre da lì: opere murarie, smaltimento, permessi, lavori fuori orario.

8. Accettazione

Uno spazio per luogo, data, timbro e firma del cliente “per accettazione”. Il preventivo firmato è il tuo ordine: conservalo insieme al resto della pratica.

Come calcolare il prezzo senza perdere margine

Il prezzo si costruisce dal basso: costi diretti, cioè materiali, ore di lavoro e trasferte, più una quota dei costi generali, più il margine che vuoi ottenere. L'errore classico è confondere ricarico e margine.

Costo	Ricarico del 30% sul costo	Margine del 30% sul prezzo
1.000 €	Prezzo 1.300 €, margine reale 23%	Prezzo 1.428,57 €, margine reale 30%

Se vuoi un margine del 30% sul prezzo di vendita, il prezzo è costo diviso 0,70, non costo per 1,30. Sembra una sottigliezza, ma su un anno di preventivi fa la differenza tra un'azienda che guadagna e una che lavora tanto.

Per le ore di lavoro usa un costo orario realistico, che includa anche il tempo non fatturabile: spostamenti, preparazione, preventivi persi. E tieni un listino aggiornato: se ogni preventivo riparte da zero, i prezzi della stessa voce cambiano a seconda di chi lo scrive e del giorno.

Il valore legale del preventivo

Il preventivo è una proposta contrattuale. Quando il cliente lo accetta e tu vieni a conoscenza dell'accettazione, il contratto è concluso (articolo 1326 del codice civile): da quel momento prezzo e condizioni sono vincolanti per entrambi. Per questo conviene sempre indicare la validità e farsi restituire il preventivo firmato, non un semplice “ok” al telefono.

Se il cliente accetta dopo la scadenza, o chiede modifiche, l'accettazione vale come una nuova proposta che tu sei libero di accettare o no. Per le professioni regolamentate c'è una regola in più: il professionista deve comunicare al cliente in forma scritta o digitale la misura del compenso, con un preventivo di massima, al momento dell'incarico (articolo 9 del DL 1/2012).

Il preventivo non è un documento fiscale e non sostituisce la fattura: quella va emessa nei termini di legge, quando l'operazione si considera effettuata.

Come far accettare un preventivo

• Rispondi in fretta. Un preventivo che arriva dopo una settimana trova spesso il cliente già deciso. Uno standard di 24-48 ore per le richieste semplici è un vantaggio competitivo reale.
• Parla del risultato, non solo delle voci. Una riga in apertura che riprende il problema del cliente e la soluzione che proponi vale più di una pagina di codici articolo.
• Offri opzioni. Due o tre alternative, per esempio base, consigliata e completa, spostano la domanda da “sì o no” a “quale”.
• Rendi semplice accettare. Spiega cosa deve fare il cliente: firmare e rimandare, versare l'acconto, confermare via email.
• Fai il richiamo. Una telefonata qualche giorno dopo l'invio, e una prima della scadenza, recupera molti preventivi rimasti in sospeso.

Gli errori più comuni

• Nessuna validità: il cliente accetta dopo sei mesi, quando i tuoi costi sono cambiati.
• Esclusioni non scritte: quello che non è indicato come escluso, il cliente lo considera compreso.
• Prezzi a corpo senza dettaglio: difficili da confrontare, da negoziare e da modificare.
• Ricarico scambiato per margine: il prezzo sembra giusto, il conto economico no.
• Preventivi accettati che non diventano ordini: si riscrive tutto da capo, con il rischio di dimenticare una voce in fattura.

Come si fa con Nuvagest

In Nuvagest il preventivo si compila scegliendo cliente e articoli dal catalogo, con il prezzo di vendita già compilato, e si scarica in PDF. Imposti la data di scadenza e, quando il cliente accetta, segni il preventivo come accettato e lo trasformi in ordine oppure direttamente in fattura, senza riscrivere niente: la scadenza del preventivo diventa la scadenza proposta per il pagamento.

Puoi anche chiedere a Chiara, l'assistente AI, di preparare un preventivo o di trasformare in fattura uno già accettato. Nella pipeline dei preventivi vedi quanti sono in attesa, accettati o persi.

Il modello da scaricare

Il modello di preventivo gratuito in PDF contiene tutte le voci di questa guida: intestazione, cliente, oggetto, tabella con quantità, prezzi e sconti, totali, condizioni, esclusioni e spazio per l'accettazione. Stampalo o compilalo al computer, e aggiungi il tuo logo nel riquadro in alto.