Contratti di manutenzione: farli firmare e rinnovare senza carta

Per una ditta di assistenza il contratto di manutenzione è il documento più importante che firma: trasforma una serie di chiamate occasionali in un rapporto continuativo, con visite programmate e un canone. Eppure è spesso quello gestito peggio: proposto a voce, mandato in PDF e mai restituito firmato, oppure firmato una volta e poi rinnovato tacitamente per anni, senza che nessuno ricordi le condizioni.

Qui vediamo cosa deve contenere, come farlo firmare senza inseguire il cliente e come tenere insieme contratto, impianti e scadenze delle manutenzioni.

Cosa deve contenere un contratto di manutenzione

Le clausole cambiano da settore a settore, ma lo scheletro è sempre questo.

• Le parti e i riferimenti. Dati completi di entrambe, referenti operativi con telefono ed email, sede in cui si trovano gli impianti se diversa dalla sede legale.
• Gli impianti coperti. Elenco puntuale con marca, modello e matricola: è quello che evita le discussioni su cosa rientra e cosa no. Se gli impianti sono molti, un allegato.
• Le prestazioni incluse. Quante visite all'anno, quali controlli, quali materiali di consumo sono compresi, se è incluso il diritto di chiamata e quante ore di manodopera.
• Cosa resta escluso. Ricambi, guasti da uso improprio, interventi fuori orario, ripristini dopo eventi esterni. Scritto in positivo e in negativo, per non lasciare zone grigie.
• I tempi di intervento. Entro quante ore lavorative si interviene su un guasto bloccante e su uno non bloccante, e in quale fascia oraria. Se prometti tempi stretti, definisci anche le eccezioni.
• Il canone e la revisione. Importo, periodicità (mensile, trimestrale, annuale), modalità di pagamento e se il canone si adegua nel tempo.
• Durata, rinnovo e disdetta. Data di inizio e di fine, se il rinnovo è tacito, con quanto preavviso si disdice e in che forma.
• Obblighi del cliente. Accesso ai locali, segnalazione tempestiva dei guasti, uso conforme, conservazione della documentazione dell'impianto.

Per alcuni impianti esistono obblighi documentali di settore — il libretto di impianto per gli impianti termici, il registro dei controlli antincendio — che il contratto non sostituisce ma a cui può fare riferimento, indicando chi li tiene aggiornati.

Il punto in cui si perde tempo: la firma

Il contratto di manutenzione si firma quasi sempre a distanza: il preventivo è stato accettato per telefono o via email, il tecnico è già passato per il sopralluogo e nessuno ha voglia di fissare un incontro solo per una firma. Così il PDF parte, e comincia l'attesa. Nel frattempo le visite spesso iniziano lo stesso: si lavora senza contratto firmato, e se nasce un problema non c'è niente di scritto che dica cosa era stato pattuito.

Con la firma elettronica il giro si chiude in pochi minuti: il cliente riceve un link, apre il contratto dal telefono, inserisce il codice usa e getta che gli è arrivato via SMS o email e firma. Non deve stampare, non deve avere SPID né firma digitale. Tu ricevi il PDF sigillato, con marca temporale e registro dei passaggi, e puoi far partire il piano di manutenzione lo stesso giorno. Come funziona nel dettaglio lo trovi nella guida su come far firmare un contratto a distanza.

Rinnovo tacito o contratto rifirmato?

Molti contratti di manutenzione si rinnovano tacitamente di anno in anno. È comodo, ma ha due controindicazioni: il canone resta fermo mentre i costi salgono, e il cliente non ha più occasione di vedere il valore del servizio che paga. Il rinnovo rifirmato, invece, è il momento giusto per aggiornare l'elenco degli impianti, ritoccare il canone e ricordare quante uscite ha ricevuto nell'anno.

La regola pratica: rinnovo tacito per i contratti piccoli e standard, nuovo contratto firmato quando cambiano condizioni, impianti o prezzo. In entrambi i casi serve un promemoria prima della scadenza del preavviso di disdetta, altrimenti il rinnovo si scopre a cose fatte.

Dal contratto firmato al calendario delle manutenzioni

Un contratto firmato che resta in una cartella non produce niente: deve diventare visite programmate e fatture. In Nuvagest i due pezzi sono collegati.

• Il contratto vive nel modulo Contratti, con date di inizio, fine e rinnovo, importo, cadenza di fatturazione e i documenti allegati. Un filtro mostra i contratti con il rinnovo nei prossimi 30 giorni e le date compaiono nel calendario del team.
• Il documento firmato torna da solo nella scheda del contratto come allegato, con il pacchetto di prova a un clic dalla richiesta: quando serve, è lì, non nella posta di qualcuno.
• Gli impianti del cliente stanno nel modulo Assistenza tecnica, ognuno con il suo piano di manutenzione: frequenza, preavviso e ricambi previsti. Le scadenze si generano da sole e diventano interventi da assegnare ai tecnici, che li chiudono con il rapportino.
• Se al piano è associato un canone, l'abbonamento genera le rate da incassare, così il contratto firmato e i soldi che deve produrre restano la stessa cosa.

Una nota finale

Il modello di contratto va costruito con il proprio consulente: clausole su responsabilità, penali, tempi di intervento e recesso hanno effetti concreti e cambiano a seconda che il cliente sia un consumatore o un'impresa. Una volta messo a punto il modello, però, firmarlo e rinnovarlo può smettere di essere un problema.