Firma elettronica o firma digitale: quale serve alla tua azienda

Chi deve far firmare documenti si scontra presto con lo stesso dubbio: serve la firma elettronica o la firma digitale? Le due parole vengono usate come sinonimi, ma non lo sono, e la differenza cambia il modo in cui lavori: una la puoi chiedere a chiunque in pochi minuti, l'altra richiede che il firmatario abbia già un certificato personale.

In breve: «firma elettronica» è la categoria generale, che il Regolamento europeo eIDAS divide in tre livelli; «firma digitale» è il nome italiano di un tipo di firma qualificata, cioè il livello più alto. Vediamo cosa significa in pratica.

Una questione di vocabolario

Il Regolamento (UE) 910/2014, detto eIDAS, definisce tre livelli di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata. Sono livelli crescenti di garanzia su chi ha firmato e sull'integrità del documento.

La firma digitale è un termine del diritto italiano (Codice dell'amministrazione digitale, articolo 24): indica una firma elettronica qualificata basata su un certificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari accreditato, quella della smart card, del token USB o della firma remota con app. Quindi ogni firma digitale è una firma elettronica, ma non ogni firma elettronica è una firma digitale.

I tre livelli, uno per uno

Firma elettronica semplice (FES)

Sono dati in forma elettronica, connessi a un documento, che il firmatario utilizza per firmare (eIDAS, art. 3 n. 10). Rientrano in questa categoria la conferma con un codice OTP ricevuto via SMS o email, la firma tracciata con il dito su un tablet, la spunta di accettazione online.

Valore: l'articolo 25 di eIDAS impedisce di negarle valore giuridico o ammissibilità come prova solo perché è elettronica. In Italia l'articolo 20 del Codice dell'amministrazione digitale affida al giudice la valutazione del documento, in base alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. Per questo i servizi seri affiancano alla firma un sigillo elettronico, una marca temporale qualificata e un registro dei passaggi.

Firma elettronica avanzata (FEA)

Deve essere connessa in modo univoco al firmatario, idonea a identificarlo, creata con strumenti che il firmatario può controllare in modo esclusivo e collegata al documento in modo da rilevarne ogni modifica successiva (eIDAS, art. 3 n. 11 e art. 26). È la firma che usano, per esempio, le banche allo sportello o le assicurazioni su tablet, all'interno di un processo di identificazione documentato.

Valore: il documento sottoscritto con firma avanzata ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile. È la soglia minima quando una norma richiede la forma scritta.

Firma elettronica qualificata (FEQ) e firma digitale

È una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato (eIDAS, art. 3 n. 12). Equivale alla firma autografa e ha lo stesso valore in tutta l'Unione europea. In Italia la firma digitale è la sua declinazione più diffusa.

Valore: massimo, ma con un costo di attrito: serve un certificato personale, va richiesto, identificato e rinnovato. Per i documenti dell'articolo 1350 del codice civile ai numeri da 1 a 12, come gli atti che trasferiscono immobili, è obbligatoria a pena di nullità (Codice dell'amministrazione digitale, art. 21, comma 2-bis).

Quale serve per i documenti che firmi tutti i giorni

Nella pratica di una PMI la distribuzione è più o meno questa:

• Firma elettronica semplice con OTP: contratti di fornitura e di assistenza, incarichi professionali, preventivi firmati per accettazione, ordini, NDA, moduli di consenso privacy, liberatorie, verbali e checklist. Cioè la quasi totalità dei documenti che scambi con clienti e collaboratori.
• Firma avanzata: quando una norma o un contratto quadro richiede la forma scritta e il tuo interlocutore pretende un livello superiore, o all'interno di processi già strutturati come quelli bancari e assicurativi.
• Firma digitale o qualificata: atti immobiliari, atti da depositare presso il Registro delle imprese, gare e piattaforme della pubblica amministrazione, documenti che devono valere come firma autografa senza discussione.

Per i contratti di lavoro, il patto di non concorrenza e le locazioni abitative conviene sempre una verifica con il consulente: sono i casi in cui la giurisprudenza è più attenta alla forma.

Il criterio pratico: quanto attrito puoi permetterti

La firma qualificata è più forte, ma sposta il problema sul firmatario: se il tuo cliente non ha la firma digitale, il contratto si ferma. La firma con OTP non chiede nulla a chi firma, se non un telefono, ed è proprio per questo che nella maggior parte dei casi è la scelta che fa chiudere gli accordi.

Tre domande bastano a decidere:

• La legge impone un livello minimo per questo atto? Se sì, ti adegui e non c'è scelta.
• Quanto è probabile una contestazione, e quanto vale? Un contratto di manutenzione da qualche centinaio di euro al mese e la cessione di un capannone non meritano lo stesso apparato.
• Chi firma che strumenti ha? Se dall'altra parte c'è un privato o una micro-impresa, chiedere la firma digitale significa quasi sempre tornare alla carta.

E nel gestionale?

Nuvagest integra la firma elettronica con codice OTP, fornita da NuvaSign: dalla scheda del contratto mandi il documento alla firma, il cliente conferma con il codice ricevuto via SMS o email e firma dal telefono. Il PDF che ricevi è chiuso con un sigillo elettronico e una marca temporale qualificata, e insieme al documento resta il pacchetto di prova con tutti i passaggi. Se ti serve una firma qualificata per un atto particolare, quella resta uno strumento a parte: puoi allegare al contratto il documento firmato digitalmente e conservarlo nella stessa scheda.

Un'avvertenza

Questa guida ha scopo informativo e riassume la normativa in vigore al momento della pubblicazione: eIDAS, il Codice dell'amministrazione digitale e le norme del codice civile sulla forma degli atti. Per i contratti importanti o per i settori regolati, la scelta del livello di firma va fatta con il proprio legale.